تولید محتوا مبتنی بر اصول سئو و کپی‌رایتینگ

اصول نوشتن نامه‌های اداری و محتوای حقوقی

هدف از انتشار این محتوا آشنایی شما با انواع نامه‌های اداری است. در واقع این یک آموزش جامع و مرجعی قابل استناد برای نوشتن نامه‌های اداری و محتواهایی است که در سازمان‌ها و بطور کلی در امور حقوقی مورد استفاده قرار می گیرد.

گروه تحقیقاتی فرهنگ و تمدن در سایت سئو متن بعنوان سایت تولید محتوای فارسی بر خود لازم می‌داند ضمن آموزش اصول صحیح تولید محتوا نسبت به اصلاح محتواهای موجود در فضای وب فارسی نیز اقدامات لازم را انجام دهد. در همین راستا لازم است تا برخی از مطالبی که برای همگان ضروری بوده و دانستن آنها اولویت بیشتری دارد را مورد ویرایش قرار دهیم تا همگان بتوانند از آن بهره‌مند شده و نیازهای خود را برطرف کنند؛ محتواهای حقوقی و اداری یکی از این اولویت‌ها هستند.

پیش از پرداختن به بحث محتوای اداری لازم است به برخی عبارت‌ها و کلمات که شاید برای شما ناآشنا باشد بپردازیم.

مکتوب یا مکتوبات اداری در این نوشتار به معنی نامه‌های اداری و محتواهای حقوقی است که در مراکز دولتی و سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد.

مکتوبات اداری شامل انواع نامه‌ها، گزارش‌ها، یادداشت‌ها، بخشنامه‌ها و سایر محتواهایی است که جهت انجام امور اداری و حقوقی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

همچنین در خصوص دستخط اداری، باید بدانید که دستخط، دست نوشته‌ای است که فردی آن را می‌نویسد و در صورتی که در دفتر اندیکاتور ثبت شود رسمیت هم پیدا می‌کند.

نامه‌ی اداری در مفهوم کلی

از نامه‌های اداری تعاریف زیادی در دست است، که با نگرشی کوتاه در آن‌ها می‌توان نتیجه گرفت کلیه مکاتباتی که در داخل اداره یا خارج از آن، یا از سازمانی به سازمان دیگر، درباره‌ی انجام یافتن کارهای اداری مبادله ‌می‌شود ، را نامه‌ی اداری می‌نامند.

با بیانی دیگر نامه‌ی اداری را می‌توان چنین تعریف کرد:

(هر نوشته‌ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله‌ی ارتباط در داخل و خارج وزارت خانه، سازمان یا موسسه مورد استفاده قرار گیرد) اصطلاحاً نامه‌ی اداری نامیده می‌شود.

مشخصات نامه‌های اداری

مشخصات نامه‌های اداری: نامه‌های اداری دارای مشخصات ویژه‌ای است که آن را از سایر نامه‌ها متمایز می‌سازد.

ویژگی‌هایی که باعث تفاوت آن‌ها با نامه‌های عادی می‌شود، عبارت اند از:

  •  سرلوحه و شماره و تاریخ
  •  عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع
  •  متن
  •  امضا و مشخصات امضا ‌‌‌‌کننده
  •  فقدان هر یک از این موارد به رسمیت نامه (از جنبه‌ی اداری) خلل وارد می‌کند.

انواع نامه‌های اداری

در ادارات و سازمان‌ها گونه‌های متفاوتی از نامه‌ها مبادله ‌می‌شود. این نامه‌ها با شکل‌ها و کاربردهای مختلفی به جریان می‌افتند. تنوع فوق العاده‌ی نامه‌های اداری ایجاب می‌نماید که آن‌ها را از دو دیدگاه (ماهیت کار) و (سطوح سازمانی) مورد بررسی قرار دهیم. سپس، ضوابط مورد عمل را در تنظیم عنوان‌های آن به کار ببریم.

نامه‌های اداری از دیدگاه ماهیت کار:

بصورت کلی نامه‌هایی که برای انجام دادن کارهای اداری تهیه می‌شوند عمدتاً یکی از این چهار ماهیت را دارند:

  • خبری؛
  •  بازدارنده؛
  •  دستوری و درخواستی؛
  •  هماهنگی

نامه‌های خبری: به وسیله این نوع نامه‌ها، نتیجه‌ی کار به سازمان یا شخص ذی ربط اطلاع داده می‌شود. نتیجه ممکن است مثبت یا منفی باشد یا این که به مخاطب اعلام دارد که کار مورد نظر در دست اقدام است. نامه‌های خبری ممکن است آغاز یا پایان کار را به اطلاع گیرنده‌ی نامه یا ارباب رجوع برساند.

 

نامه‌های بازدارنده: نامه‌های بازدارنده به نامه‌هایی اطلاق می‌شوند که از انجام کار یا بروز حادثه‌ای جلوگیری به عمل آورد. این نوع نامه‌ها اقداماتی را که توسط سازمان یا موسسه یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، بصورت موقت و یا دایم متوقف می‌کند.

نامه‌های دستوری یا درخواستی: این نامه‌ها که بیشتر نامه‌های اداری را تشکیل می‌دهند، دستور یا درخواست انجام کاری است که ممکن است از سازمان یا موسسه یا فردی خواسته شود یا نتیجه‌ی کار از آن سؤال گردد.

نامه‌های هماهنگی: این نوع نامه‌ها برای هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه می‌شود و ممکن است در موردی خاص بین دو یا چند وزارت خانه و موسسه ایجاد هماهنگی کند. از جمله‌ی این نامه‌ها می‌توان بخش نامه‌ها و یا نامه‌هایی را نام برد که رونوشت آن‌ها برای پاره‌ای اقدامات یا اطلاع به فرد یا سازمان یا واحد دیگر ارسال ‌می‌شود .

نامه‌های اداری از نظرگاه ارتباطات سازمانی: نامه‌های اداری از دید گاه سطوح ارتباطی، در سازمان‌ها و ادارات، اعم از بخش دولتی یا خصوصی، به دو گروه عمده‌ی (نامه‌های داخلی) و (نامه‌های خارجی) تقسیم ‌می‌شود .

مکاتبات درون سازمانی

مکاتبات در داخل سازمان: نامه‌های داخلی به مکاتباتی اطلاق می‌شود که در داخل سازمان بین واحدهای مختلف صورت می‌گیرند و اهم آن‌ها به این شرح اند:

  • نامه بین دو واحد هم سطح؛
  • نامه از واحد بالاتر به واحد پایین تر؛
  • نامه از واحد پایینتر به مقام یا واحد بالاتر؛
  • نامه از طرف یک کارمند به عنوان یک واحد.

مکاتبات با سایر سازمانها: نامه‌های خارجی به مکاتباتی که با خارج از سازمان انجام می‌شود، اطلاق ‌می‌شود . اهم آن‌ها براساس مخاطب نامه عبارت اند از:

  • نامه به یک واحد شناخته شده در یک سازمان یا وزارت خانه؛
  • نامه به یک وزارت خانه یا سازمان در ارتباط با وظایف آن؛
  • نامه به یک شخص حقیقی؛
  • نامه به یک شخص حقیقی شناخته شده در بخش خصوصی.

اجزا و ارکان نامه‌های اداری: هر نامه‌ی اداری از پنج قسمت به قرار زیر تشکیل می‌شود:

  • سرلوحه ؛
  • عناوین گیرنده، فرستنده و موضوع نامه؛
  • متن نامه؛
  • امضای نامه؛
  • گیرندگان رونوشت.

پنج قسمت تشکیل دهنده‌ی نامه در حقیقت ارکان نامه‌های اداری نیز هست. چرا که با نبود هر یک از آن‌ها نامه از اعتبار می‌افتد و حالت رسمیت خود را از دست می‌دهد. برای توجیه بیشتر به شرح هر یک خواهیم پرداخت.

سرلوحه

سرلوحه‌ی نامه‌های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق ‌می‌شود که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. کاغذهای اداری در وزارت خانه‌ها و مؤسسات دولتی حاوی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارت خانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ و پیوست است.

برخی از سازمان‌های وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می‌کنند.

گیرنده نامه

منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت است از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می‌شود. عنوان گیرنده‌ی نامه با واژه یا عبارت (به) مشخص می‌شود

فرستنده نامه

منظور از ارسال ‌‌‌‌کننده نامه عبارت است از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی‌ای که نامه از طرف آن نوشته می‌شود. عنوان ارسال ‌‌‌‌کننده نامه با واژه یا عبارت (از) مشخص میشود.

موضوع نامه

منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبیّن محتوای نامه باشد.

موضوع نامه با واژه یا عبارت ‌ی (موضوع) مشخص ‌می‌شود ، که معمولاً به ترتیب زیر و بعد از سرلوحه در نامه نوشته می‌شود.

به:

از:

موضوع:

متن نامه

متن نامه مطالب و شرحی است که به موضوع نامه مربوط می‌شود و در حقیقت هدف نامه است. متن نامه ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد یا در یک یا چند صفحه و هر صفحه در چندین بند (پاراگراف) تهیه و تنظیم گردد.

متن نامه خود از سه قسمت: مقدمه، اصل پیام و اختتام تشکیل ‌می‌شود .

١ مقدمه
٢ اصل پیام
٣ اختتام مطلب و نتیجه گیری

امضای نامه

رکن اساسی هر نامه امضای آن است. نامه بدون امضا سندیت ندارد و نمی‌تواند در جریان کار اداری قرار گیرد.

بنابراین، مسئولیت نهایی هر نامه با فرد یا مقام سازمانی‌ای است، که نامه به وسیله‌ی او امضا می‌شود. در این جا منظور از مشخصات امضا ‌‌‌‌کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضا می‌کند و عبارت است از نام و نام خانوادگی در سطر اول و عنوان سازمانی او در سطر دوم که بعد از متن نامه نوشته می‌شود.

گیرندگان رونوشت

منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می‌باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت (رونوشت به) مشخص ‌می‌شود (تصویر زیر نمودار اجزای متشکله‌ی نامه‌های اداری است)

در ذیل برخی از نامه‌ها، نشانی دقیق سازمان و شماره‌ی تلفن تماس چاپ گردیده است. این اقدام در تسریع و مبادله‌ی ارتباطات بسیار مهم بوده و امید است که تمام سازمان‌ها به همین ترتیب عمل نمایند.

موارد اجرایی و نکات تهیه نامه‌های اداری

ضوابط مربوط به گیرنده و فرستنده در مکاتبات داخل سازمان:

برای تهیه‌ی نامه‌های اداری در سطح ادارات کل، دفاتر، مدیریت‌ها، قسمت‌ها، ادارات و سایر واحدهای مشابه و هم تراز آن‌ها ضابطه‌هایی در نظر گرفته شده است، که رعایت آن علاوه بر این که در رسایی زبان اداری مؤثر است، نگارنده را در تنظیم صحیح نامه یاری می‌دهد. در این جا به منظور سهولت در امر مطالعه، به تفکیک به شرح آن می‌پردازیم.

در واحدهای هم سطح:

نامه در داخل یک وزارت خانه یا موسسه از طرف یک واحد سازمان به عنوان یکی از واحدهای داخلی دیگر نوشته می‌شود. در این حالت، عنوان گیرنده و فرستنده به ترتیب زیر است:

در مقابل واژه یا عبارت (به) عنوان واحد سازمان مورد نظر (گیرنده‌ی نامه) نوشته می‌شود.

در مقابل واژه یا عبارت (از) عنوان واحد سازمانی ارسال ‌‌‌‌کننده نامه ذکر ‌می‌شود .

مقالات دیگر هم هست

مثال:

به: اداره‌ی کل کارگزینی.

از: اداره‌ی کل نظارت و پی گیری.

از مقام بالاتر به واحد پایین‌تر:

نامه از واحد بالاتر به واحد پایین‌تر. معمولاً از سوی مقامات بالاتر به واحدهای تحت سرپرستی نامه‌ی مستقل داده نمی‌شود. بلکه در حاشیه‌ی نامه‌های رسیده دستورهای لازم را صادر می‌کنند و یا ممکن است در برخی از موارد، که جنبه‌ی عمومیت داشته باشد، برای صدور بخش نامه اقدام کنند. در این صورت به علامت اختصاری (به) و (از) نیاز نیست و فقط به ذکر عنوان سازمانی واحد مورد نظر به عنوان گیرنده اکتفا می‌شود.

از واحد پایین‌تر به مقام بالاتر:

نامه در داخل یک وزارت خانه یا موسسه از طرف یک واحد سازمانی به عنوان مقام بالاتر نوشته می‌شود. در این حالت عناوین فرستنده و گیرنده، این چنین خواهد بود.

در مقابل واژه یا عبارت (به) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر و با فاصله‌ی یک خط تیره عنوان سازمانی مقام بالاتر نوشته می‌شود.

در مقابل واژه‌ی (از) فقط عنوان واحد سازمانی ارسال ‌‌‌‌کننده نامه ذکر می‌شود.

مثال:

به: فرهنگ تمدنی – معاون اداری و مالی

از: اداره‌ی کار پردازی

از یک کارمند برای سازمان متبوع خود:

نامه در داخل یک وزارت خانه یا موسسه از طرف یکی از کارکنان در سطوح مختلف سازمانی به عنوان مقام بالاتر نوشته می‌شود. در این حالت عنوان فرستنده و گیرنده به این ترتیب خواهد بود:

در مقابل واژه یا عبارت (به) نام و نام خانوادگی و به فاصله‌ی یک خط تیره، عنوان سازمان مقام بالاتر نوشته می‌شود.

در مقابل واژه یا عبارت (از) نام و نام خانوادگی فرستنده و به فاصله‌ی یک خط تیره عنوان سازمانی و در صورت نیاز شماره‌ی پرسنلی او قید می‌شود (در صورتی که نام برای سرپرست مستقیم یا مدیرکل واحد متبوع کارمند تهیه شود، نیازی به ذکر سمت و شماره پرسنلی نیست)

مثال:

به: آقای: فرهنگ تمدنی – مدیر کل کارگزینی

از: محمود فرهادی – متصدی امور دفتری اداره‌ی کل رفاه

در صورتی که مسئول واحدی بخواهد از طرف واحد تحت سرپرستی خود، با مقام بالاتر مکاتبه کند، در هیچ مورد نام و نام خانوادگی خود را در محل ارسال ‌‌‌‌کننده نامه (از) ذکر نمی‌کند و فقط به نوشتن عنوان واحد سازمانی تحت نظارت خود اکتفا خواهد کرد.

نامه‌هایی که در داخل سازمان از طرف یک واحد یا یکی از مدیران برای کارمند نوشته می‌شود از این قاعده مستثناست و بسته به نوع محتوای نامه، نام گیرنده و عنوان شغلی او قید می‌گردد.

نکات در خصوص عنوان گیرنده و فرستنده

ضوابط مربوط به عنوان گیرنده و فرستنده در مکاتبات با خارج سازمان: نامه از طرف یکی از واحدهای سازمانی در یک وزارت خانه یا موسسه، به عنوان یکی از واحدهای سازمانی مشخص و مورد نظر در یک وزارت خانه یا موسسه‌ی دیگر نوشته می‌شود.

در این حالت عناوین گیرنده و فرستنده به ترتیب زیر خواهد بود:

در مقابل واژه یا عبارت (به) عنوان وزارت خانه یا موسسه‌ی گیرنده‌ی نامه و سپس به فاصله‌ی یک خط تیره، عنوان سازمانی واحد مورد نظر نوشته می‌شود.

در مقابل واژه یا عبارت (از) عنوان واحد سازمانی ارسال ‌‌‌‌کننده نامه ذکر ‌می‌شود .

مثال:

به: وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی اداره‌ی کل امور مالی

از: سازمان هواپیمایی کشور

در مواردی که برای ارسال ‌‌‌‌کننده نامه امکان تعیین عنوان سازمانی واحد تابعه در وزارت خانه یا موسسه‌ی طرف مکاتبه وجود نداشته باشد، نامه با عنوان وزارت خانه یا موسسه‌ی مورد نظر نوشته می‌شود. در این حالت عناوین گیرنده و فرستنده به قرار زیر است:

در مقابل واژه یا عبارت (از) نام واحد تهیه ‌‌‌‌کننده نامه نوشته می‌شود.

مثال:

به: وزارت امور خارجه

از: اداره‌ی کل کارپردازی

بدیهی است که این نوع نامه‌ها به دفتر وزارتی یا دبیرخانه‌ی کل (دبیرخانه‌ی مرکزی) تحویل داده می‌شود و توسط متصدیان دبیرخانه و براساس ضابطه‌های مورد عمل در آن سازمان به واحد ذیربط ارسال ‌می‌شود.

نامه از طرف یکی از واحدهای سازمانی یک وزارتخانه یا موسسه، به عنوان شخص حقیقی خارج از وزارت خانه نوشته می‌شود. در این حالت، عنوان گیرنده و فرستنده به این ترتیب خواهد بود:

در مقابل واژه یا عبارت ‌(به) نام شخص مورد نظر نوشته می‌شود.

در مقابل واژه یا عبارت  (از) نام واحد ذی ربط ذکر ‌می‌شود.

مثال:

به: آقای فرهنگ تمدنی

از: اداره‌ی کل کارگزینی

در صورتی که طرف مکاتبه دارای سمت شناخته شده‌ای در یکی از موسسات خصوصی باشد و مکاتبه به لحاظ وظایف و مسئولیت‌های شخصی او صورت گیرد، در این حالت در مقابل واژه یا عبارت (به) علاوه بر نام خانوادگی، سمت او نیز بعد از یک خط تیره ذکر ‌می‌شود .

مثال:

به: آقای فرهنگ تمدن – مدیر عامل گروه صنعتی ….

از: اداره‌ی کل مالیات‌های مرکز

ذکر عناوین و القاب و تعارفات متداول میان فرستنده و مخاطب نامه به هیچ وجه ماشین نمی‌شود و در صورت لزوم به وسیله‌ی امضا ‌‌‌‌کننده بصورت دستی به اول جملات مربوط به مخاطب نامه یا آغاز نامه‌ی او قبل از امضا اضافه می‌شود.

مثال:

استاد ارجمند

برادر گرامی

جناب مستطاب

دانشمند گرامی

سرور ارجمند

نکات مربوط به عنوان و موضوع

ضوابط مربوط به عنوان

(موضوع: واژه موضوع) در بالای نامه همیشه زیر عنوان ارسال ‌‌‌‌کننده نامه یعنی واژه‌ی (از) نوشته می‌شود. جمله‌ای که در جلوی واژه یا عبارت مزبور نوشته می‌شود نمایانگر هدف یا اهداف اصلی نامه است. بنابراین، باید مبین محتوای نامه باشد و با کلماتی که در نهایت دقت انتخاب شده‌اند تدوین گردد. ذکر عنوان موضوع نامه، علاوه بر رعایت ضوابط نگارش نامه‌های اداری، به مقدار زیادی در توزیع و ثبت نامه سهولت لازم را برای متصدیان دفتری و مخاطب نامه فراهم می‌کند.

عده‌ای از نویسندگان نامه به هنگام تنظیم آن فقط عنوان (به) و (از) را نوشته و از ذکر عنوان موضوع خودداری می‌کنند. علت را می‌توان ناتوانی تهیه ‌‌‌‌کننده در انتخاب و تدوین جمله‌ی کوتاه و گویایی که بیانگر متن نامه باشد، دانست.

در برخی از موارد در جلوی (موضوع) فقط یک واژه یا عبارت، مثلاً کتاب، آتش نشانی، ارسال یا صورت حساب و سایر کلماتی از این قبیل می‌نویسند که به هیچ وجه گویا نیستند و اصولاً درج یک واژه یا عبارت کافی نیست و همان طور که پیشتر اشاره شد، باید جمله‌ای کامل و جامع انتخاب کرد که برای خواننده دارای معنی و مفهوم باشد و دست یابی بر محتوای متن نامه را آسان سازد.

مثال ١:

به: سازمان امور اداری و استخدامی کشور دفتر تشکیلات و روش‌ها

از: اداره‌ی کل کارگزینی

موضوع: تأیید پست‌های سازمانی واحد حسابداری

مثال ٢:

به: وزارت امور خارجه اداره‌ی کل کارپردازی

از: اداره‌ی کل امور دولتی

موضوع: ارسال فهرست اموال غیرمنقول

درج عناوین (به) و (از) و (موضوع) در بالای نامه و رعایت ضوابط نامه نگاری اداری و انتخاب صحیح جمله برای موضوع از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. از طرفی متصدیان دبیرخانه را در توزیع، ثبت، ارجاع و تهیه‌ی آمار یاری می‌دهد و مخاطب نامه را در اطلاع یافتن از هدف اصلی نامه، کمک می‌کند.

لازم است یادآوری شود که عناوین (به) و (از) و (موضوع) در حکم شناسه‌ی نامه محسوب می‌شود و در دبیرخانه‌های رایانه‌ای به عنوان یکی از اقلام مهم مورد استفاده قرار‌می‌گیرد.

یادداشت اداری یا دستخط

در خاتمه‌ی این قسمت لازم است که از گونه‌ای نامه‌ی اداری نام برده شود که فارغ از ضوابط فوق تهیه می‌شود و به نحوی در جریان ارتباطات سازمان قرار می‌گیرد که در اصطلاح به آن یادداشت اداری می‌گویند.

برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می‌شود. یادداشت اداری تمامی ویژگی‌های نامه‌ی اداری را ندارد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می‌تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله‌ی مقام صلاحیتدار امضا شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت شود.

معمولاً از یادداشت‌های اداری برای دستور پرداخت‌ها یا جلوگیری از اجرای کار یا تسریع در جریان یک امر فوری و ضروری استفاده می‌شود

با عنایت به این که معمولاً یادداشت اداری اثرات مالی و حقوقی است، بنابراین لازم است اقدام ‌‌‌‌کننده ، بعد از حصول اطمینان از صحت امضا و حدود اختیارات قانونی دستور دهنده، مراتب را در دفتر اندیکاتور ثبت کند و با انعکاس مُهر ورود به دفتر و اقدام به ثبت تاریخ و شماره، اصل را در پرونده بایگانی کند.

 

برای دریافت جدیدترین به روز رسانی ها در موبایل خود مشترک ما شوید

6 نظرات
  1. کوتن می گوید

    سلام
    تبریک می گم
    تو این زمینه بهترین هستین

    سایتتون هم زیباست

  2. علیپور می گوید

    ممنون از شما . واقعا همونی بود که می خواستم،کامل و بدون نقص

    1. کارشناس می گوید

      چه خوب، احساس خوبیه وقتی همونی رو که کاربر می‌خواد می‌نویسیم… درود

  3. محمدی می گوید

    ۷۰۰ هزار سایت وردپرسی هک شدند
    خطر حمله به سایت های وردپرسی
    اطلاعیه :
    به اطلاع کلیه دارندگان سایت های وردپرسی می رساند
    هرچه سریعتر نسبت به امن کردن وردپرس خود اقدام نمایند تا دچار آسیب نشوند

    جهت اطلاع بیشتر و نحوه ایمن سازی به لینک زیر مراجعه نمایید

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.